Reading time: 5 Minutes
Het is niet altijd even eenvoudig om een effectieve leider te zijn wanneer uw team zich op verschillende plaatsen en/of in verschillende tijdzones bevindt. Daarom gebruiken managers een techniek die bekend staat als ‘psychologische veiligheid’ om hen te helpen transformeren hoe ze hun rol benaderen, volgens bedrijfspsycholoog Sebastian Salicru
Wat is de grootste uitdaging voor managers die externe teams leiden? Als u het aan hen vraagt, zullen ze bijna allemaal zeggen dat het de afstand is tussen de teamleden. De andere uitdagingen zijn de verschillende locaties, tijdzones en de mix van nationale en professionele culturen.
Ondanks dat er sprake is van deze omstandigheden, vormen ze niet de grootste uitdaging voor managers die een extern team moeten leiden. De grootste uitdaging is namelijk de psychologische afstand die kan bestaan tussen teamleden. En de manier om dit te voorkomen of te overwinnen is door iets dat bekend staat als ‘psychologische veiligheid’ te ontwikkelen.
Wat is psychologische veiligheid?
Psychologische veiligheid is een gedeelde overtuiging dat een team een veilige omgeving is om interpersoonlijke risico’s te nemen. In tegenstelling tot conventionele wijsheid maken teams juist minder fouten wanneer ze bereid zijn om ze te bespreken. Dit is omdat ze sneller leren en hun prestaties verbeteren door minder fouten te maken in de toekomst. Ook zijn teamleden meer geneigd om hulp aan elkaar te vragen voordat het te laat is. Ze hoeven niet te doen alsof ze alles weten of dat ze onfeilbaar zijn, zodat ze er goed uitzien in het bijzijn van anderen. Het is juist wachten op problemen als u doet alsof u weet hoe u iets moet doen terwijl dat niet zo is of als u niets zegt wanneer u iets verdachts of onjuists ziet.
Beeld u zich een jonge copiloot in die voor een commerciële luchtvaartmaatschappij werkt. Hij merkt vlak voor een lange internationale vlucht dat zijn gezagvoerder mogelijk een ernstige fout heeft gemaakt. Hij denkt erover na om zijn leidinggevende te waarschuwen, maar vervolgens herinnert hij zich de afwijzende opmerkingen die hij te horen heeft gekregen toen hij vroeg naar de navigatie-instrumenten in de cockpit. Maar een uur na het opstijgen verdwijnt het vliegtuig van de radarschermen van de luchtverkeersleiding …
In een kantoor zijn de gevolgen misschien wel minder dramatisch, maar ze zijn zeker niet minder significant voor het succes van een bedrijf. Teams die in een omgeving zonder psychologische veiligheid werken, worden gemotiveerd door angst en zelfbescherming en proberen de indruk te wekken dat ze competent zijn.
Bij succesvolle teams heerst er daarentegen een sfeer van openheid en vertrouwen, wat ervoor zorgt dat ze vrijer kunnen zijn om te praten over hun fouten. Daardoor kunnen ze meer leren en problemen beter oplossen. Teamleden zijn sneller bereid om fouten te bespreken in een klimaat van psychologische veiligheid, omdat ze zich realiseren dat iedereens stem gehoord moet worden als het team wil leren en slagen.
Het werkt. Google heeft in 2012 Project Aristotle ontwikkeld om te onderzoeken waarom sommige teams bij Google succesvol waren, terwijl andere teams minder presteerden. Na honderden teams bestudeerd te hebben om te begrijpen wat een succesvol team maakt of breekt, is uit het onderzoek gebleken dat psychologische veiligheid het echte verschil maakt als het op teamwerk aankomt.
Dus wat kan worden gedaan om psychologische veiligheid en vertrouwen in externe teams te bouwen? De vijf technieken die hieronder worden besproken, zijn door verschillende Fortune Global 500-bedrijven getest en het is bewezen dat ze externe teams helpen om beter samen te werken.
Sebastian Salicru is een bedrijfspsycholoog die de praktijk van ‘psychologische veiligheid’ binnen teams bevordert
1. Breek het ijs
Begin met een korte vraag om het ijs te breken tijdens conferentiegesprekken waar niemand elkaar kent. Dit zal u helpen om een discussie te leiden over de overeenkomsten en verschillen van het team met betrekking tot de complementaire kennis, vaardigheden en sterke punten van de leden. Bijvoorbeeld: “John, vertel eens kort iets over jezelf” of “Krishna, noem eens drie sterke punten van jezelf?”
2. Kies de juiste technologie
Succes hoeft niet per se afhankelijk te zijn van de meest up-to-date technologie. Het gaat eerder om het gebruik van de juiste technologie voor de desbetreffende werkzaamheden, vooral bij conferentiegesprekken. Videogesprekken werken veel beter dan gesprekken die alleen audio bevatten. Bij videogesprekken kan de spreker zien tegen wie hij/zij aan het praten is en worden andere deelnemers tijdens de vergadering aangemoedigd om meer betrokken te zijn. Het is belangrijk om niet alleen de stem te horen, maar ook de lichaamstaal en emoties van iemand te kunnen lezen.
3. Geef iedereen een kans om te leiden
Wissel gedurende een project de rol van de leider/bemiddelaar, wanneer dit mogelijk is. Op deze manier krijgt elk lid de mogelijkheid om verantwoordelijkheid te nemen en het team te beheren. Dit toont niet alleen aan dat er sprake is van vertrouwen en dat het wordt gebouwd, maar het vraagt ook meer betrokkenheid en verantwoordingsplicht van hen.
4. Zet een extern buddysysteem op
Iedereen die weleens een keertje aan diepzeeduiken heeft gedaan, weet hoe belangrijk het is om een vriend(in) te hebben op wie hij/zij kan rekenen. Uw taak is om u te focussen op de persoon met wie u aan het duiken bent; u bent namelijk verantwoordelijk voor hem/haar en omgekeerd is hij/zij verantwoordelijk voor u. Op het werk geldt dit principe ook. Koppel iedereen met iemand bij wie hij/zij terecht kan voor steun of advies. Zo weten medewerkers dat er iemand is die op hen let. Dat ze weten dat er iemand is die op hen rekent om hetzelfde te doen, zorgt er ook voor dat ze zich gewaardeerd voelen.
5. Stel de mens centraal en niet enkel zijn prestaties
Dit kan een bijzonder nuttige manier zijn om diversiteit te bevorderen en om begrip te creëren tussen verschillende culturen. Vraag bijvoorbeeld elk teamlid om een aantal foto’s of een video te maken van de stad waarin hij/zij woont. Op deze manier krijgt iedereen de kans om iets te vertellen over zichzelf of iets dat in zijn/haar leven is gebeurd.
6. Deel uw mislukkingen en wat u hebt geleerd
Succesverhalen zijn fantastisch, maar als u het over niets anders hebt, zal uw team het moeilijk vinden om zich in u in te leven. U kunt beter verhalen delen waarmee u zich kwetsbaar opstelt om psychologische veiligheid te wekken, wat vertrouwen schept. Dit kunnen verhalen zijn waarin u onthult dat u fouten hebt gemaakt en wat u hebt geleerd van die fouten. U zou ook verhalen kunnen delen over de spanning die er ontstond bij lastige beslissingen die u had moeten maken of bij acties die u had moeten ondernemen. Dit kan allemaal helpen om een band te scheppen met het team.
