Silhouet van twee hoofden

Productiviteit

Waarom praten goed is

Reading time:  5 Minutes

Hoe kunnen we, nu er steeds meer mensen op afstand werken, ervoor zorgen dat we effectief met anderen blijven communiceren door middel van echte, ouderwetse gesprekken? Alison Coleman aan het woord

 

De digitale technologie is op zo’n manier getransformeerd dat we steeds minder face to face met elkaar praten. Zoals psycholoog Susan Pinker in haar boek "The Village Effect" zegt: "In een korte evolutionaire periode zijn we van groepsdieren met een goed gevoel voor elkaars gedrag en bedoelingen veranderd in solitaire wezens die allemaal volledig in beslag worden genomen door hun eigen scherm.”

Dit is nergens beter zichtbaar dan op de moderne werkplek. Medewerkers zijn als gevolg van het groeiende aantal thuiswerkers en mobiele werkers steeds afhankelijker van e-mail, sms en chat om contact te houden met hun collega’s. En dit lijkt een voortdurende trend te zijn. Uit onderzoek van Cancer Research UK(1) blijkt dat millennials (die in 2030(2) 75 procent van de beroepsbevolking zullen vertegenwoordigen) liever online chatten dan face to face het gesprek aangaan.

Laat uw gezicht zien

Hoewel digitale communicatie natuurlijk veel sneller gaat dan fysieke interactie, moet het belang van persoonlijke gesprekken op het werk niet worden onderschat. Uit onderzoek blijkt dat een gebrek aan regelmatig persoonlijk contact met mensen, of het nu gaat om collega’s of anderen in ons leven, een negatieve impact kan hebben op onze gezondheid, ons gevoel van geluk en onze productiviteit.

De geluksboost die we krijgen van persoonlijke interactie, wordt niet verkregen wanneer we online met anderen communiceren(3). Een onderzoek van Oregon Health & Science University(4) wijst zelfs uit dat het risico op depressie verdubbelt als iemand maar weinig persoonlijk sociaal contact heeft.

Uit onderzoek van Hewlett Packard(5) blijkt dat gesprekken tussen collega’s 20 procent betere prestaties tot gevolg kunnen hebben. Daarnaast heeft een ander onderzoek uitgewezen dat 72 procent van de werknemers met een goede vriend of vriendin op het werk tevredener is over zijn of haar baan.

Gebruik uw stem

Sociale binding is in feite net zo belangrijk als eten en slaap. De mens heeft deze basisbehoeften nodig en een gebrek hieraan kan een negatieve invloed hebben op de stemming, de gemoedstoestand en de prestaties. Maar wie heeft dat door als u op afstand werkt?

"Vroege tekenen van een negatieve impact van werken op afstand zijn het missen van dagelijkse sociale contactmomenten, bijvoorbeeld vergeten een collega te feliciteren met zijn verjaardag of excuses verzinnen om niet aanwezig te zijn bij persoonlijke bijeenkomsten," zegt gedragsexpert Richard Daniel Curtis. "Daarna zien we bijvoorbeeld dat de manager niet meer precies weet wat iemand doet binnen een project of wat zijn of haar workflow is."

Het is belangrijk dat bedrijven de voordelen van persoonlijke communicatie erkennen en persoonlijk contact onder collega’s ook aanmoedigen. Nu er zo veel mensen op afstand werken, is het echter lastig om gesprekken te faciliteren, omdat lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen bij verschillende gedachten en gevoelens hier een integraal onderdeel van uitmaken.

De telefoon biedt wel voordelen ten opzichte van digitale communicatiemiddelen, omdat er in ieder geval nog intonatie aan het gesprek wordt toegevoegd. De toon van het stemgeluid geeft woorden dimensie en emotie, waardoor de luisteraar kan inschatten hoe iemand zich in een gesprek voelt. Sms’jes en e-mails zijn niets meer dan geschreven woorden die volledig naar eigen inzicht door de ontvanger kunnen worden geïnterpreteerd. Er kan niet worden afgegaan op de toon of lichaamstaal van de spreker.

Bij visuele communicatiemiddelen zoals Skype en Google Hangouts maakt lichaamstaal (waaronder oogcontact en handgebaren) veel meer onderdeel uit van het gesprek. Dit soort programma’s zijn dus een goede tweede keuze als een persoonlijk gesprek niet mogelijk is.

Twee kopjes thee met tekstballonnen erboven

Gespreksmomenten tussen collega’s kunnen volgens experts leiden tot 20 procent betere prestaties

 

Plan een videoconferentie

Iemands gezicht kunnen zien, kan het verschil maken tussen een succesvol gesprek en een gesprek dat net niet helemaal lekker loopt. Uit onderzoek van Mahdi Roghanizad en Vanessa K Bohns(6) blijkt dat een persoonlijk gesprek (waarbij de gesprekspartners elkaar kunnen zien) 34 keer zo succesvol is als een e-mail. Het goede nieuws is dat "elkaar zien" tegenwoordig net zo goed mogelijk is via Skype of andere videoconferentietools. In tegenstelling tot e-mail of zelfs telefoon, biedt video de mogelijkheid om iemands lichaamstaal te lezen. Hierdoor kunt u beter inschatten hoe iemand zich voelt binnen een gesprek.

Stuart Duff, hoofd leiderschapsontwikkeling bij bedrijfspsychologiefirma Pearn Kandola, zegt dat leidinggevenden in videoconferenties de toon zetten. Uit onderzoek van het bedrijf blijkt dat leidinggevenden die als het succesvolst worden beschouwd, vaak gebruikmaken van videoconferencing om met hun teams te overleggen en ook informele momenten in hun vergaderingen inbouwen.

“Teams kunnen op deze manier even gezellig bijpraten voordat er tot zaken wordt overgegaan,” legt Duff uit. “De minst succesvolle leidinggevenden vertrouwden te veel op e-mails en teleconferenties omdat ze vonden dat videoconferencing op regelmatige basis te lastig in gebruik zou zijn. De uitdaging ligt echt bij de mentaliteit en instelling van leidinggevenden.”

Maak ook eens gewoon een praatje

Het soort gesprekken dat mensen hebben, is ook belangrijk. Vroeger waren werkgevers niet al te blij met gezellig geklets op kantoor, maar bedrijfspsycholoog professor Sir Cary Cooper gelooft dat informele gesprekken juist van essentieel belang zijn voor betere teambuilding en prestaties op de werkvloer.

“We hebben allemaal behoefte aan sociaal contact,” zegt hij. “Een informeel praatje kan gaan over een voetbalwedstrijd, een film die we hebben gezien, onze kinderen, problemen thuis of wat dan ook. Het gaat erom dat mensen een relatie opbouwen en hoe meer we praten, hoe meer we ons met elkaar verbonden voelen. Dit zorgt er vervolgens voor dat we productiever werken.”

Deze theorie wordt ondersteund door onderzoeken waaruit blijkt dat op plekken waar een informeel praatje tussendoor niet mogelijk was, mensen minder productief waren en minder goed in staat waren hun werk uit te voeren(7).

Doorbreek culturele barrières

Een andere factor die een rol speelt bij de afname van deze vorm van interactie, is mogelijk dat veel bedrijven een multicultureel personeelsbestand hebben. Hier is e-mailcommunicatie tussen collega’s met verschillende culturele achtergronden vaak een alternatief voor potentieel lastige persoonlijke gesprekken. Het grote probleem met e-mails is echter dat ze volledig verkeerd kunnen worden geïnterpreteerd.

Het is verraderlijk makkelijk om de toon of urgentie van e-mailberichten verkeerd in te schatten. Zelfs de formaliteit van de aanhef, of dit nu "Hallo", "Hoi" of helemaal niets is, kan door elke ontvanger anders worden opgevat. Als er dan ook nog sprake is van eventuele taalbarrières of culturele verschillen, is de boodschap mogelijk nog minder duidelijk.

“Sommige culturen hebben volledig andere manieren om contact te leggen of vertrouwen op te bouwen. Het is daarom heel belangrijk om hier tijd en aandacht aan te besteden,” zegt Paul Smith, bedrijfspsycholoog en oprichter van WiseAmigo. “Onbewust proberen we zo veel mogelijk informatie te verzamelen om zo goed mogelijk met anderen te communiceren en anderen te beïnvloeden. We kunnen onze communicatiespieren trainen en leren beter met anderen om te gaan en relaties op te bouwen door het vaak te doen.”

 


Alison Coleman schrijft regelmatig artikelen voor het Britse Guardian Small Business Network en werkt ook voor Director Magazine, het blad voor leden van het Britse Institute of Directors

Bronnen:

(1) https://www.independent.co.uk/news/health/millennials-social-media-cancer-research-uk-study-a8182211.html

(2) https://www.wired.com/insights/2013/08/the-rise-of-the-millennial-workforce/

(3) http://psycnet.apa.org/record/2003-99636-019

(4) https://www.psychologytoday.com/us/blog/the-athletes-way/201510/face-face-social-contact-reduces-risk-depression

(5) http://www.hpl.hp.com/techreports/94/HPL-94-23.pdf

(6) https://hbr.org/2017/04/a-face-to-face-request-is-34-times-more-successful-than-an-email

(7) https://blog.trello.com/surprising-cognitive-benefits-of-small-talk-at-work