Reading time: 6 Minutes
Het geheim van succesvol tijdmanagement is werken op basis van de sterke punten van uw persoonlijkheid. Dus bent u een actieheld, diva, werkpaard, jaknikker of perfectionist? Matthew Jenkin doet verslag
Van coaches tot apps: er zijn eindeloos veel producten en diensten die beloven u te helpen uw werklast beter te beheren en uw productiviteit te verhogen. Waarom hebt u dan de helft van uw takenlijst nog niet af wanneer de klok om 17.00 uur slaat, terwijl Lucy van de marketingafdeling al haar taken afvinkt en zich moeiteloos door de dag heen lijkt te manoeuvreren? Dat komt omdat effectief tijdmanagement niet bepaald wordt door hoeveel uren we werken, maar door onze persoonlijkheden.
Werkgevers vermoeden al lang dat er geen universeel juiste aanpak is, en persoonlijkheidstests zoals de Myers-Briggs Type Indicator (MBTI)(1) zijn een populaire manier geworden voor bedrijven om werknemers te beoordelen. Velen claimen dat het succes van de MBTI in zijn eenvoud ligt. Met de MBTI, die 93 vragen bevat die losjes zijn gebaseerd op het werk van Carl Jung, kunnen alle medewerkers in 16 verschillende typen worden ingedeeld: combinaties van introverten, extraverten, denkers, voelers, beoordelaars en waarnemers.
Managementconsulent en gedragsdeskundige Beverly Flaxington is het ermee eens dat een tijdmanagementmethode alleen succesvol kan zijn als er rekening wordt gehouden met het individuele gedrag van werknemers.
"Ik herinner me dat ik jaren geleden iemand had ingehuurd om me te helpen orde te scheppen en efficiënter te worden. Ze hadden alles in dozen gestopt en en ze verstopt", zegt ze. "Maar ik ben een zeer visueel persoon, ik houd ervan om dingen voor me te hebben, dus crashte ik. Ik kon amper nog werken. Toen pas leerde ik dat een methode voor het beheren van tijd afgestemd moet worden op iemands karakter of persoonlijkheid."
Wat zijn dan de vijf meest voorkomende persoonlijkheidstypen, en hoe kan u uw gedrag aanpassen om uw tijdmanagement te verbeteren?
1. De actieheld
Als deze persoon een brandend gebouw ziet, dan zal deze, net als Wonder Woman of Superman, ernaartoe rennen zonder op de brandweer te wachten. Geef ze een lijst met taken die haast onmogelijk te doen lijken en ze zullen die taken sneller verrichten dan een kogel. Hun zwakke plek is echter dat ze, in hun poging om alles te doen wat op hun agenda staat, dingen kunnen missen, zegt Flaxington.
Tijdmanagementstrategie: deze mensen zijn resultaatgericht en handelen vaak zonder veel nadenken over de urgentie of het belang van de taak, beweert Susy Roberts, coach en oprichter van people-development consultancy Hunter Roberts(2). Ze adviseert dit type om een stap terug te nemen en goed na te denken over wat er eerst moet worden gedaan, in plaats van meteen iedere email die binnenkomt te proberen af te handelen.
Stephen Covey, auteur van Seven Habits of Highly Effective People(3), is het ermee eens en stelt voor om taken te rangschikken en onder te verdelen in vier kwadranten: belangrijk/niet belangrijk en urgent/niet urgent.
2. De diva
De diva is leuk om op kantoorfeestjes te hebben, maar gezien de tijd die ze besteden aan babbelen, is het een wonder dat dit type werk gedaan krijgt. Ze zijn misschien vrolijk, vriendelijk, praatgraag en levendig, maar de dag is voorbij voordat ze enig werk hebben verricht. Roberts meent dat hun neiging om over hun prestaties op te scheppen de indruk kan wekken dat ze productiever zijn dan ze werkelijk zijn.
Flaxington merkt op: "Ineens is een heleboel tijd verstreken. Ze dachten dat ze vandaag vijftien dingen gedaan zouden krijgen, maar ze waren in gesprek, vermaakten zich en merkten niet eens dat de tijd voorbijgaat."
Tijdmanagementstrategie: dit zijn mensen die echt voordeel halen uit een strategie. Flaxington adviseert om een groot project in kleinere delen op te delen, taken in de agenda te zetten en herinneringen in te stellen. Een hoofdagenda houdt uw werk en persoonlijke agenda op één plek, waardoor het sneller en eenvoudiger wordt om te plannen, zodat u minder vaak uw planning hoeft te wijzigen.
E-mailbeheer is ook van groot belang. Gemiddeld wordt meer dan een kwart van de werkdag besteed aan het beantwoorden en lezen van e-mails, volgens een onderzoek door het McKinsey Global Institute uit 2012(4). Daaruit bleek dat het checken en beantwoorden van e-mail de op een na meest tijdrovende activiteit is voor werknemers, na ‘rolspecifieke taken’.
Zach Hanlon van Fast Company(5), een expert op het gebied van marketing en verkoop, zegt dat we moeten stoppen met het ‘organiseren’ van e-mails per onderwerp, maar dat we aan e-mails moeten denken in termen van deadlines. Hij stelt voor dat we onze inbox als een takenlijst moeten zien en vijf mappen maken op basis van chronologische urgentie/belangrijkheid.
3. Het werkpaard
Dit persoonlijkheidstype wint de race langzaam en gestaag. Ze denken alles goed door, zijn voorzichtig, werken planmatig en zijn behoorlijk onafhankelijk wanneer ze hun taken uitvoeren, legt Roberts uit. Ze zijn dus heel goed in plannen en prioriteiten stellen, maar kunnen als te voorzichtig worden beschouwd en anderen kunnen gefrustreerd raken door hun traagheid. Hun toewijding aan hun werk kan ook leiden tot een onwil om de werklast te delen.
Tijdmanagementstrategie: "Iets overhandigen en iemand anders vertrouwen met werk zit gewoon niet in hun DNA", zegt Flaxington. "Dus kijk eens naar hoe uw dag eruitziet en zoek de drie of vier belangrijkste dingen uit waar u zich op moet richten. Zet wat u weet dat u absoluut moet doen opzij en kijk welke taken u kunt delegeren."
Delegeren lijkt een veelvoorkomend probleem te zijn. Uit een onderzoek uit 2007 over tijdmanagement(6) is gebleken dat bijna de helft van de 332 ondervraagde bedrijven zich zorgen maakten over de delegatievaardigheden van hun werknemers. In een artikel voor Inc(7) biedt Jayson DeMers, oprichter en CEO van contentmarketingbureau AudienceBloom, advies aan leidinggevenden die moeite hebben om te delegeren. Naast prioriteiten stellen, suggereert hij om werk te geven aan de medewerkers die het meest geschikt zijn voor de taak, in plaats van hen werk te geven met de lichtste werklast bijvoorbeeld.
4. De jaknikker
De jaknikker is de ultieme teamspeler. Deze mensen willen alleen hun collega’s helpen en ondersteunen. ‘Sharing is caring’, maar het gevaar is dat dit type niet gauw nee zegt, waardoor ze uiteindelijk mogelijk te veel hooi op hun vork nemen. Daarom werken ze extreem lange uren of missen ze hun deadlines, legt Roberts uit.
Tijdmanagementstrategie: leer nee zeggen, zegt psychotherapeut en lifecoach Hilda Burke(8). "Het kan enige tijd kosten om dit type werkplanning aan te pakken, maar het is niet onmogelijk", zegt ze. "En als u nog steeds moeite hebt met nee zeggen en u zich overweldigd voelt, dan is het belangrijk om pauze te nemen."
Het klinkt voor de hand liggend, maar uit onderzoek is gebleken dat regelmatig pauze nemen de productiviteit verbetert. DeskTime, een productiviteitsapp die het computergebruik van werknemers bijhoudt, heeft vastgesteld dat de perfecte pauze 17 minuten duurt. En in 1999 gebruikte het Ergonomics Research Laboratory van de Cornell-universiteit een computerprogramma om werknemers eraan te herinneren korte pauzes te nemen.
Uit het project bleek(9) dat "werknemers die de meldingen ontvingen [die hen eraan herinnerden om te stoppen met werken] gemiddeld 13 procent nauwkeuriger waren in hun werk dan collega’s die geen herinneringen kregen". Deze eenvoudige maar effectieve methode heeft veel apps voortgebracht, van de Marinara Timer(10) tot de PomoDone(11).
5. De perfectionist
Dit type kan er het langst over doen om een taak af te maken, maar zoals de naam al doet vermoeden, verkiest hij of zij kwaliteit boven kwantiteit. Flaxington licht toe dat ze zich overweldigd kunnen voelen en dat ze met stress kunnen worstelen als ze het erg druk hebben, omdat nauwkeurigheid zo belangrijk voor hen is. En ze raken erg gestrest als je hen probeert te forceren.
Tijdmanagementstrategie: rommel is de grote vijand voor de perfectionist, dus een rommelige inbox vol met ongelezen berichten kan angstaanjagend voor hen zijn. Verwacht wordt dat het e-mailverkeer jaarlijks met vier procent(12) zal toenemen, dus hoe sneller u het probleem onder de loep neemt, hoe beter. Er zijn echter verschillende manieren om uw inbox aan te pakken als u wordt overspoeld door e-mails.
Een van de bekendste methoden is ‘inbox zero’. Dit houdt in dat u uw inbox te allen tijde leeg of bijna leeg houdt. Het is waarschijnlijk een hele taak, maar de uitvinder Merlin Mann zegt(13) dat u vijf keuzes hebt wanneer u wordt geconfronteerd met een nieuw bericht: verwijderen, delegeren, antwoorden, uitstellen of doen. Hiermee wordt uw inbox in een takenlijst omgetoverd, met moeilijke keuzes over hoe u prioriteiten kunt stellen en dingen effectief gedaan kunt krijgen.
Matthew Jenkin is een Britse freelancejournalist en voormalig redacteur van Guardian Careers, de online community voor werkzoekenden en carrièreswitchers van krant The Guardian
Bronnen:
(1) https://www.myersbriggs.org/my-mbti-personality-type/mbti-basics/
(2) http://www.hunterroberts.com/
(3) http://www.amazon.com/The-Habits-Highly-Effective-People/dp/1455892823
(4) http://www.mckinsey.com/insights/high_tech_telecoms_internet/the_social_economy
(5) https://www.fastcompany.com/3067012/the-only-five-email-folders-your-inbox-will-ever-need
(6) http://www.i4cp.com/news/2007/06/26/you-want-it-when
(7) https://www.inc.com/jayson-demers/7-strategies-to-delegate-better-and-get-more-done.html
(8) https://www.theguardian.com/careers/2017/feb/28/overwhelmed-at-work-six-tips-on-how-to-beat-stress
(9) http://www.news.cornell.edu/releases/Sept99/computer.breaks.ssl.html
(10) http://www.marinaratimer.com/
(11) https://pomodoneapp.com/
(12) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/06/Email-Market-2017-2021-Executive-Summary.pdf
(13) https://www.youtube.com/watch?v=z9UjeTMb3Yk
