Reading time: 5 Minutes
Hometrainers, verlichting aangepast aan dag-en-nachtritmes, rechtstreekse satellietuitzendingen uit de ruimte … Paul Sean Hill, voormalig directeur Mission Operations bij het NASA Space Center in Houston, Texas, vertelt hoe het ruimteagentschap nieuwe hoogtes heeft bereikt met het kantoor en de trend van flexwerken heeft omarmd.
Hoe ziet de controlekamer van NASA er uit?
Het doet een beetje denken aan de meldkamer van 112 of de toren van de luchtverkeersleiding. Er staan ongeveer twintig tafels, ieder voorzien van meerdere beeldschermen, plus een groot scherm vooraan in de kamer waarop een samenvatting van gegevens voor het hele team is te zien. En zoals bekend uit menig film hebben we een rij klokken boven aan de wand hangen: daarop valt alles te zien van de huidige tijd tot de resterende tijd totdat het ruimteschip weer via een satelliet te zien is. Voor bijna alles wat we doen, wordt er of afgeteld of bijgehouden hoeveel tijd er is verstreken sinds we eraan begonnen.
Waar verbazen bezoekers zich het meeste over?
Mensen worden altijd heel opgewonden als ze de controlekamer binnenkomen en de grote kaart op het centrale scherm zien waarop de precieze locatie van het ruimteschip boven de Aarde is weergegeven. Naast de kaart staat een groot scherm waarop beelden van binnen en buiten het ruimteschip te zien zijn. Bezoekers kijken hun ogen uit en uiteindelijk is er altijd iemand die vraagt: "Is dat echt?" "Gebeurt dat nu?" Het antwoord is altijd: "Jazeker, dat gebeurt nu echt, op een hoogte van 400 kilometer aan de andere kant van de wereld."
De indeling van het centrum is iconisch. Is hier lang over nagedacht?
Toen we zestig jaar geleden met ruimtevaart begonnen, was het heel belangrijk wie waar zat. Specifieke disciplines zaten bij elkaar zodat er gemakkelijker kon worden overlegd. Dankzij de moderne computers is dat minder belangrijk geworden. Nu voltstaat het dat ze in dezelfde ruimte aanwezig zijn, of systemen hebben waarmee ze elkaar digitaal kunnen aankijken en gegevens kunnen delen, ongeacht waar ze zijn.
De controlekamer van het Space Station in 1964
Heeft het personeel de mogelijkheid op afstand of flexibel te werken?
Door de technologische ontwikkelingen is een zekere mate van flexwerken mogelijk. We hebben systemen waardoor mensen buiten de controlekamer kunnen inloggen en van thuis uit kunnen werken. En zeker wanneer ze geen ruimteschip in de lucht hoeven te houden, bijvoorbeeld als ze aan gegevensanalyses of presentaties werken, is er geen reden waarom ze dat niet ergens anders kunnen doen. Het centrum is ook begonnen met mensen toe te staan dat ze om de andere vrijdag een thuiswerkdag nemen. We moedigen mensen individueel aan: als je zo gewerkt hebt dat je de tachtig uur per betaalperiode over negen in plaats van tien dagen hebt verdeeld en zolang er geen vergaderingen zijn waarbij je aanwezig moet zijn, neem die dag dan vooral vrij. Dat had een enorm effect op het moreel van het team. Dus flexwerken, mits verstandig ingezet, helpt ons ontzettend.
Hoe ergonomisch zijn de werkstations?
Zonder mijn voorgangers te willen beledigen, maar in de eerste veertig tot vijftig jaar van ons bestaan waren de menselijke factoren slechts secundair en lag de focus volledig op de technische kant. Het was niet ongebruikelijk dat stoelen, zithouding of plaatsing van het toetsenbord oncomfortabel waren. In de laatste tien jaar hebben we geleerd hier serieuzer mee om te gaan. Vanaf 2011 zijn we het helemaal anders gaan doen.
Hoeveel van die veranderingen kwamen tot stand door feedback van personeel?
Het kwam geleidelijk. De mensen klaagden niet veel, want zo was het nou eenmaal altijd al geweest. Als mensen iets zeiden over de stoelen of de verlichting trok het management hun schouders op en zeiden: "We zijn naar de Maan geweest met deze verlichting. Niet zo zeuren en doe je werk."
Maar met het verstrijken van de jaren kwamen er onderzoeken waarin het belang van goede ergonomie werd aangetoond. Onze eigen artsen bij NASA vertelden ons dat er een direct verband was tussen het soort verlichting in onze werkplekken en de stemming van onze mensen. Uiteindelijk ontdekten we dat we de ergonomie aanzienlijk konden verbeteren en betere werkplekken voor onze mensen konden maken zonder grote investeringen. De nieuwe commercieel verkrijgbare computertafels die we hadden gekocht, bleken zelfs goedkoper dan de standaard overheidsconsoles die we ermee vervingen.
Paul Sean Hill, voormalig directeur Mission Operations in het NASA Space Center in Houston, Texas, VS.
Het NASA-personeel werkt vaak in diensten van tien uur in een raamloos kantoor. Hoe houdt u uw werknemers gezond?
We opereren vanuit een groot, raamloos gebouw omdat we de computers dan gemakkelijker koel kunnen houden, maar het ontbreekt ons wel aan natuurlijk licht. Met dit in het achterhoofd keken we naar de hoogte, kleur en stijl van ons kunstmatige licht. Het bijkomend voordeel hiervan is dat het dag-en-nachtritme van werknemers wordt ondersteund, zodat ze kunnen slapen wanneer ze thuis komen op tijden waarop mensen normaliter niet slapen.
Onze artsen raadden ook aan dat werknemers wat rondlopen tijdens hun dienst. Zelfs twee tot vijf minuutjes per uur is al genoeg voor een aanzienlijk effect op de langetermijngezondheid. We hebben in de controlekamer zelf ook een fitnessruimte ingericht met een paar fietsen en loopbanden, zodat het personeel ergens naartoe kunnen als ze tijdens hun pauze nog actiever willen zijn.
Zijn er kledingvoorschriften op kantoor?
Ja en nee. Ik was ouderwets en droeg als vluchtleider altijd een stropdas. De kledingvoorschriften zijn in de laatste twintig jaar wel wat losser geworden. Nu we een 24-uursbezetting hebben, is het niet zo ongebruikelijk om mensen in gewoon-zakelijke kleding te zien, zeker tijdens nachtdiensten. Maar gekker dan dat wordt het gewoonlijk niet. We zijn ons absoluut bewust van het beeld dat we de buitenwereld laten zien. Wij willen mensen laten weten dat we professioneel en gefocust zijn.
Wat zijn uw beste tips voor goede samenwerking?
Ten eerste is interactie oh zo belangrijk. Bij NASA moedigen wij onze werknemers sterk aan om op en tussen alle niveaus het gesprek aan te gaan. Het is belangrijk dat iedereen het gevoel heeft dat ze met iedereen over hun werk kunnen praten, dat ze kennis delen en steun van elkaar krijgen, zowel face-to-face als op afstand.
Ten tweede, en dit hang samen met het eerste punt, is het cruciaal dat iedereen streeft naar 100% transparantie. Het achterhouden van informatie is een waarschuwingssignaal dat er vertrouwensproblemen binnen uw team zijn. Als er bij Mission Control, om het even waar in de organisatie, een probleem ontstaat, verwachten wij dat het meteen onder de aandacht wordt gebracht bij het topmanagement. Dat klinkt als doorgeslagen micromanagement, maar voor ons is het een wezenlijk verschil. Doordat we problemen kunnen aanpakken op het moment dat ze zich voordoen, hoe klein ze ook zijn, kunnen we de situatie veel effectiever beheren. Het resultaat is dat managementvergaderingen de helft korter duren, we veel betere beslissingen nemen en de organisatie beter wordt geleid.
Ten derde, moedig iedereen in uw team aan hun suggesties voor verbeteringen te delen. Veel mensen klagen niet over zaken die niet werken, omdat ze niet om de verkeerde redenen willen opvallen. Wij hebben geleerd dat naar onze teams luisteren het allerwaardevolste is wat we kunnen doen, in het belang van de organisatie en voor de gezondheid en het geluk van onze werknemers.
Wat kunnen burgers van jullie leren?
Het belangrijkste is dat u voorzichtig moet zijn niet door te gaan met wat u altijd al hebt gedaan. We zijn heel erg lang heel dure apparatuur blijven gebruiken die niet zo goed was als had gekund, doordat we het kantoor nu eenmaal op die manier hadden gebouwd. Dat klinkt gek als je bedenkt waar we ons mee bezighouden, maar het heeft heel lang geduurd voordat we onze oude pc’s en software hebben ingeruild voor de nieuwste technologie. De stap wagen en veranderingen doorvoeren was het beste was we hadden kunnen doen.
