Reading time: 4 Minutes
Vergaderingen zijn nodig, maar hebben zo hun nadelen. Volgens de futurist Ben Hammersley zijn er gelukkig nieuwe technologische ontwikkelingen die de schade op slimme manieren tot een minimum beperken.
"De hel," aldus Jean-Peal Sartre, "dat zijn de anderen." Hij werkte vooral als schrijver en had daarom het geluk dat hij buiten zijn typemachine met bijna niets of niemand te maken had. Voor de meesten onder ons betekent werken echter ook vergaderen. Het maakt niet uit in welke branche we werken, of we nu de verkoop van een onbetaalbaar kunstobject uitonderhandelen of een klant ontmoeten die een intrigerend mysterie opgelost moet krijgen, de zaken spelen zich af tussen mensen. En deze mensen moeten vergaderen.
Deze vergaderingen kunnen stressvol zijn. Dit wordt nu ook bevestigd door draagbare meetapparatuur van lichaamsfuncties. Een van mijn collega’s had laatst één uur met een klant vergaderd en zijn hartslag is geen moment onder de 130 slagen per minuut geweest. Dit is fysiek inspannender dan zijn gebruikelijke aerobicsles.
Hoewel het op een dag misschien acceptabel zal zijn om erop te wijzen dat de onderhandelingen nogal een aanslag op je cardiovasculair systeem waren, is dat nu nog niet het geval. We moeten gewoon vergaderen en de rit uitzitten. Wel zo beleefd.
Het nieuwe vergaderen
Maar niet getreurd, in de laatste tien jaar is bijna alles aan zakelijke vergaderingen veranderd. Van pakken en boardrooms naar hoodies en koffietentjes. Van hordes assistenten naar een tafel vol elektronica: de aard van zakelijke bijeenkomsten verandert net zo snel als de technologie waarmee de rest van de wereld van zich laat horen.
Neem bijvoorbeeld kunstmatige intelligentie (AI). Ik heb met de nodige mensen afspraken, maar in tegenstelling tot mijn voorganger vijftig jaar geleden, heb ik geen secretaresse. Of toch geen menselijke secretaresse. Mijn afspraken worden gemaakt door Amy, een AI die ergens in de cloud staat. Ik geef de aanzet via e-mail en Amy (die toegang heeft tot mijn online kalendersysteem en mijn afspraakvoorkeuren kent) zorgt verder voor de praktische kant, stuurt antwoord naar de vergaderpartner en bespreekt plaats en tijd. X.ai, het bedrijf dat Amy en haar mannelijke alter ego Andrew maakt, denkt dat dit soort geautomatiseerde assistent de toekomst van ondersteunend personeel is voor iedereen, van CEO’s aan de top tot de vertegenwoordiger in buitendienst.
Amy is geweldig, maar ze kan niet naar vergaderingen komen: ze is tenslotte slechts een e-mailadres. Toch is het niet moeilijk een voorstelling te maken van andere technologieën die als mijn assistent komen opdagen. Ik heb weliswaar al wat Echo-spraakherkenningsapparatuur van Amazon in huis, maar dit jaar brengt Amazon de zakelijke versie uit. Alexa belooft een naadloze integratie in de digitale systemen van uw bedrijf, waardoor Alexa tijdens een gesprek vragen aan deze systemen kan stellen alsof uw spreadsheets personen zijn.
De laatste keer dat ik zoiets zag, was in Star Trek, waar de kapitein zich direct tot zijn ruimteschip kon richten om te weten hoe ze ervoor stonden. Bepalen waar u staat met de beoogde verkopen is uiteindelijk niet zo veel anders dan uw positie in het Alfakwadrant bepalen.
Dankzij robots kunt u persoonlijk met uw collega’s praten, zonder in dezelfde ruimte aanwezig te moeten zijn
Vergaderen via Messenger
Maar zelfs kapitein Jean-Luc Picard uit Star Trek zat nog met een overblijfsel uit ouderwetse vergaderingen van de twintigste eeuw: iedereen moest op het hetzelfde moment in dezelfde ruimte zijn. Dat is uiteraard niet meer nodig. Met de moderne technologie is het heel goed mogelijk een vergadering bij te wonen zonder daadwerkelijk aanwezig te zijn.
Ik heb aan veel projecten meegewerkt waarbij teamleden in verschillende delen van de wereld werkten en in een chatroom vergaderden voor het doorhakken van knopen. Slack is een van de hipste van deze chatplatforms en is zo wat verplichte kost voor nieuwe hightech bedrijven in 2018, ook al hebben ze fysieke kantoren.
Vanuit de psychologie is online werken met mensen interessant op meerdere manieren, niet op de laatste plaats omdat iemands digitale persona ‘echter’ wordt dan diens gedrag in persoon. Ik kan veel collega’s herkennen puur op basis van hun typesnelheid, manier van regelafbreking of hun gebruik van emoji’s en geanimeerde GIF’s. Maar ik weet niet noodzakelijkerwijs hoe hun stem klinkt of hoe lang ze zijn. Onze hersenen vullen de details aan en fabriceren een aannemelijke werkelijkheid voor internetmensen. Op zijn beurt zorgt dat voor een posthumane koude rilling, aangezien er op veel Slack-kanalen die ik gebruik meer bots en AI’s dan mensen te vinden zijn. De bots die mijn server beheren, en de bot die mijn to-dolijst beheert, wegen in die werkelijkheid even zwaar mee als mijn collega’s van vlees en bloed. Hoewel sommige bots eerlijk gezegd aardiger zijn.
Een goed gesprek op een schermpje
Maar wat als u liever tegen collega’s met een gezicht dan met een toetsenbord praat? Natuurlijk zijn er dan nog videoconferenties. De mogelijkheden zijn legio: via de apps op uw telefoon zoals FaceTime of Skype, of via futuristische (en kostbare) ‘videoconferentiezalen’, compleet met ultra-HD-camera’s en specifiek meubilair en aankleding die exact hetzelfde zijn aan de andere kant van de lijn.
Ik heb het nooit zo overtuigend gevonden: het voelt niet alleen onnatuurlijk, maar de vergadering draait ook nog om één scherm, dat u er vermoeid uit laat zien door de manier waarop u uw apparaat vasthoudt. Er zijn zelfs plastisch chirurgen in Los Angeles die speciale Skype-facelifts aanbieden om wangen en kaaklijn vanuit die hoek goed uit te laten zien.
Stuur de robots
Dan liever een videoconferentierobot. Hiermee wordt uw gezicht tijdens de videoconferentie weergegeven op een scherm zo groot als een hoofd, op een ergonomische hoogte en op een systeem met wielen dat de gebruiker op afstand kan besturen.
Ik zou vanuit Californië een videoconferentierobot door het kantoor kunnen laten rondrijden en het zou net zijn alsof ik er zelf was (of in ieder geval een heel magere, handloze versie van mijzelf op wieltjes). Ik zou vergaderruimtes kunnen binnenrollen en met collega’s meelopen door de gang. In combinatie met de snellere brandbreedte van de beloofde 5G-standaard die eraan komt, zou ik mijn avatar zelfs mee kunnen laten rijden als ze het kantoor verlaten om de bar op te zoeken.
Er is geen enkele reden waarom ik niet tegelijkertijd meerdere van zulke apparaten zou kunnen bedienen. Ik zou op een plaats de vergadering van de raad van bestuur kunnen bijwonen, ergens anders ruggespraak houden met collega’s, op de derde plaats met een drankje netwerken en dat allemaal zonder op een vierde plaats een broek aan te doen. Misschien is deze kijk op vergaderen traditioneel gezien niet heel beleefd, maar het is zeker minder stressvol.
